長年親しんだタスク管理の仕方を変えてみた話

皆さん、お仕事のタスク管理ってどうされていますか?
私は長年、手書きで管理していました。A6サイズのメモ帳(裏紙)に、朝もしくは前日にやることリストを書き出して、終わったら消すという、意外とアナログなことをしていました。

が、ここ最近、制作よりは企画やディレクションを担うことが多く、1日の中で何度もタスクが入れ替わります。手書きでは管理しきれなくなってきたんですね。そこで、ついにデジタルツールで管理することを考えました。

当初はiCloudの名アプリ「メモ」に入力していたのですが、iCloudのメモって、ちょっと同期の動作が怪しいんです。

【1】Windows → Mac はOK
【2】Mac → Windows はイマイチ(同期するときと、しないときがあり)
【3】Windows or Mac  ←→ iPad,iPod touch はOK
【4】Windows、Mac  → iPhone はイマイチ(同期するときと、しないときがあり)
【5】iPhone   → Windows、Mac はOK

というパターンです。

最も正常動作して欲しい【4】がダメなことと、外出するときにnexus7(Android)を持ち歩くことが多い関係で、iCloud・メモは、タスク管理ツールから脱落。(Androidでは使えない)試行錯誤の結果、Google Driveの「ドキュメント」に落ち着きました。

ガントチャートみたいなすんごい工程管理話じゃなくて恐縮ですが、Googleドキュメント(Wordと似たアプリ)に、 返信・見積もり・作業(自分の)・外部スタッフの作業待ち、返信待ち 等々の項目に分けて、箇条書きにしているだけ。

特にお客様から返事待ちになっているものは、「催促予定日の目安」も入れておくと、非常に便利です。その他、

・こまごまとした仕事の抜けが少なくなってきた
・見積もり等の返信が早くなった
・以前よりスキマ時間を活用しやすくなった
・どの端末からでもアクセス&同期できる安心さ、快適さを手に入れる

というメリットがありました。効率化オタクになっちゃうと本末転倒ですが、既存のやり方で効率が落ちているときは、要所要所で見直ししないと、ですね。iPhone5sではちょっと・・・いえ、かなり文字が小さいのが、若干不便ではありますが。

以前、ビジネス雑誌でみましたが、有名社長のタスク管理って、意外とシンプルなんですよね。某有名IT社長のタスク管理は、Windowsに付属の「メモ帳」に箇条書きだとか。

私は、iOSに付属しているタスク管理アプリや、「Remember the Milk(リメンバー・ザ・ミルク)」に代表されるような高機能タスクアプリとは、非常に相性が悪かったので、今後しばらくはこの形に落ち着きそうです。

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