パソコン内にデータを保存するときに、フォルダなどで分類したつもりでも「あれ？あのデータってどこに行ったっけ？」と探すのに時間がかかってしまうことってありませんか？使用頻度は少ないけれど、重要というデータほどそんな状態に陥りがち。検索機能があるとは言え、できればフォルダを開いて一瞬で探せた方が、業務効率が上がりますよね。
私の場合、見積もりや請求書などがそうなのですが、こんな風に管理して、探しやすくしています。
フォルダやファイルの前に番号をつける
見積書や請求書のフォーマット類を格納しているフォルダ内に書式のフォーマットがあるのですが
01_見積フォーマット
02_請求書フォーマット
03_契約書雛形フォーマット
と番号をつけておくだけ。これだけで、書類探しが爆速になります。
ただし、全部に番号をつけるのではなく、良く使う10個程度にしておくとよりGood。100とか1000とか番号をつけちゃうと返って分かりにくくなってしまうのでご注意を！
ご相談はお気軽に！
