名簿関連をクラウドにしたら、人生が劇的によくなった話

皆さん、名簿の管理ってどうしています?
私は自営業なので、事業で使う名簿と個人的な名簿の2種類の管理をしています。

Alphabetized organizing filing system, close-up. Shot in studio with Phase One.

いままでExcelで管理していたのですが、イマイチ現実世界との同期がとれておらず。仕事の方はまだいいけれど、個人名簿が壊滅的。複数のファイルが存在し、どれが最新かもわからない状態。

そこで、思いきって公私の住所録を、Googleスプレッドシートにデータ移行しました。

※Googleスプレッドシートは、Googleが提供する無料のExcelのようなツールです。Google Driveにログインし、オンラインで使用します。

クラウドに移行したら劇的に管理が楽に!

Googleドライブのスプレッドシートに移行したことを「クラウド化」と呼んでよいのかは不明ですが、とにかく移行した以降、劇的に管理が楽になったのです。どの端末(Windowsマシン、ノートPC、Mac ノート、タブレット、スマートフォン)からでも修正できるし、「ファイルはこの1か所だけ」と集約させたのが良かったみたい。

今後すべて、Googleドライブで管理していく予定です。
以下は、ちょいと自分用備忘録。

仕事用・ラベル印刷フロー

以下のようなルールで管理していくことに決めました。

  • GoogleスプレッドシートからCSV状に書き出し
  • ラベル印刷の有無を決める(打ち出ししない人、関係ない人はDLした方のデータから削除)
    → 属性で絞り込めるようにしておく
  • 不要な項目を削除(電話番号、メールアドレスなど)
  • ラベル印刷ソフトにデータをインポート
  • 黒のみで印刷

※書き出したCSVデータと、実際に発送した人は同じにしておく
→ そのまま送付リストとして使える
→ 1ヶ月ほどとっておく(戻ってくる場合もあるので)

郵便物が戻ってきてしまった場合

住所不明で戻ってきた場合のフローは以下の通り。

  • ホームページなどで移転があったか調べてみる
  • 新住所がわかった場合、Googleスプレッドシートを更新
    → ただし、念のため古い方の下の行にコピーしてから住所・電話を更新
    → 古い行には先頭のセルに「×」をつけておく
  • ホームページなどを調べてもわからない場合
    → 先頭のセルに「×」をつけ、次回の送付リストから除外
    ※ただし、何かの拍子に新住所がわかったら、上記と同じ手順で更新

今のところ、これでうまく運用できるっぽいので、しばらくこのフローで続けていこうと思います。それにしてもITツールって使い方が難しいのではなく「運用」が難しいとしばしば感じることがありますね。

なお、名刺関係は簡易なCRMツールで管理していく予定。(Eightなどの管理ツールは、さんざん検討した結果、使わないことに決めました)

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